POLICE VIE PRIVEE – AGENTIMMO

La Plateforme « agentimmo » est une plateforme collaborative belge pour les agents immobiliers et les notaires. Elle permet aux agents immobiliers, aux notaires ainsi qu’aux vendeurs d’accélérer les processus de vente ou de location de biens immobilier par la signature électronique de différents documents tels que les offres d’achat, les compromis de vente, les contrats de location ou encore les mandats de représentation.

Dans le cadre de ces services, agentimmo récolte les données personnelles des utilisateurs de la Plateforme. Il est dès lors considéré comme Responsable du traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données. La présente police vie privée a pour but d’informer les différentes personnes concernées sur l’utilisation qui est faite de ces données et sur leurs droits.

1. Introduction

Cette police vie privée concerne toutes les données qui sont récoltées et utilisées par PARK B SRL, dont le numéro BCE est le 0746.888.023 et dont le siège social est situé à 4500 HUY, Rue Bauduin-Pierre 2/1.

2. Définitions

Autorité de contrôle : Une autorité de contrôle désignée par l’Etat membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique il s’agit de l’Autorité de protection des données. 

Conditions générales : Les conditions générales du Responsable du traitement disponible sur le site https://agentimmo.be.

Contrat : Les documents contractuels téléchargés sur la Plateforme par les Utilisateurs.

Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. 

Données sensibles : Données à caractère personnel liées à des aspects sensibles tels que l’identité raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou toutes autres croyances, la santé ou tout état pathologique, les antécédents criminels, l’appartenance syndicale ou encore l’orientation sexuelle. Les données sensibles peuvent être traitées avec le consentement de la personne concernée. Si la personne concernée communique des données sensibles, il consent au Traitement de ces données par le Responsable du traitement. 

Notification : L’information de l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données à caractère personnel. 

Plateforme : Site internet https://agentimmo.be., plateforme collaborative du Responsable du traitement permettant de mettre en relation les parties (les Utilisateurs) dans une vente ou une location immobilière.

Police vie privée : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel. 

Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de la société PARK B SRL, dont le numéro BCE est le 0746.888.023 et dont le siège social est situé à 4500 HUY, Rue Bauduin-Pierre 2/1. 

Services : Services offerts sur la Plateforme, soit la possibilité pour les Utilisateurs de s’identifier sur la Plateforme pour collaborer à la préparation d’un contrat ou des annexes ainsi que pour signer en ligne des documents relatifs à une vente ou une location immobilière (le Contrat).

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction. 

Utilisateur: La personne physique majeure qui s’est enregistrée sur la Plateforme du Responsable du traitement afin de bénéficier de ses Services et qui a communiqué ses Données personnelles.

Violation : Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmis, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données. 

3. Quelles sont les Données collectées et dans quel but le Responsable du traitement conserve-t-il ces Données des Utilisateurs ?  

Conformément au RGPD, les Données sont collectées pour des finalités déterminées et repose sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD.

Si le Responsable du traitement décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celle reprise dans la Police, il fournira une information préalable à la Personne concernée au sujet de cette autre finalité. 

Les premières informations peuvent être collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement, notamment lors de l’inscription sur la Plateforme. Les Données collectées sont les données d’identification personnelles suivantes : 

    • Le nom ;
    • Le prénom ;
    • Le numéro de téléphone ;
    • L’e-mail ;
    • Le code postal.

Le Responsable du traitement collecte également l’adresse IP de la personne concernée ainsi que son mot de passe (généré automatiquement par la Plateforme et envoyé par SMS lors de l’inscription).

Ces Données sont récoltées parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat et permettent au Responsable du traitement de gérer sa clientèle (gestion des inscriptions, identification des parties à un Contrat, accès au Processus de Signature, gestion des paiements, …). Les Données sont également récoltées dans l’intérêt général du Responsable du traitement ou d’un tiers (gestion des plaintes et amélioration de l’expérience utilisateur, …).

4. Renvoi de l’Utilisateur vers d’autres responsables du traitement

Dans le cadre des services qu’il propose, le Responsable du traitement permet aux Utilisateurs de signer des Contrats en ligne de manière sécurisée.

La signature des Contrats est possible grâce à l’identification sécurisée sur l’application itsme® et ensuite par la signature du Contrat grâce à ADOBE.

itsme® et ADOBE doivent tous deux être considérés comme responsables du traitement au sens du Règlement Général sur la protection des données. Par conséquent, il est renvoyé aux polices vie privée de ces deux intervenants pour plus de précisions quant aux traitements de données à caractère personnel réalisés.

La police vie privée de itsme® est disponible via le lien suivant : file:///C:/Users/fa/Downloads/itsme_AppPrivacyPolicy_FR.pdf

La police vie privée d’ADOBE est quant à elle disponible via les liens suivants :

https://www.adobe.com/be_fr/privacy/policy.html https://www.adobe.com/be_fr/privacy/policies-business/esign.html

Le Responsable du traitement tient à souligner que, même s’il n’est pas responsable du traitement des données traitées par les deux prestataires précités, celui-ci choisit ses partenaires avec soins. Il s’est par conséquent assuré du respect du Règlement Général sur la protection des données par itsme® et ADOBE avant de faire appel à eux.

Toutefois, le Responsable du traitement ne pourra être tenu en cas de non-respect du Règlement par l’un de ces deux prestataires.

5. Combien de temps sont conservées les Données ? 

Le Responsable du traitement conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement.

Les durées de conservation sont déterminées sur plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de Personne concernée ou encore le type de Données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la Personne concernée qui en fait la demande.

Le Responsable du traitement conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation.

6. Qui collecte les Données ?

Les Données peuvent être collectées par le Responsable du traitement ou par l’intermédiaire de l’hébergeur du site ou par les sous-traitants du Responsable du traitement. Les Données sont alors répercutées au Responsable du traitement. 

La liste des intermédiaires peut être communiquée sur demande.

Certains intermédiaires peuvent être établis dans un pays tiers en dehors de l’Espace Économique Européen qui garanti un niveau adéquat de protection des Données personnelles, tel que déterminé par la Commission européenne.

Lorsque les intermédiaires sont établis dans des pays qui n'accordent pas un niveau équivalent de protection de la vie privée, le Responsable du traitement déclare prendre des mesures spécifiques, conformément à la législation en matière de protection des Données en vigueur dans l'EEE afin de protéger les Données personnelles.

7. Comment les Données sont-elles collectées ?

Les Données sont collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement lors de l’inscription de l’Utilisateur sur la Plateforme ou par ses sous-traitants.

Les Données peuvent également être collectées via des cookies (voir l’information spécifique à ce sujet). 

8. Pourquoi collectons-nous vos Données ?

Les Données sont collectées principalement dans un but de bonne exécution du contrat et principalement pour identifier les personnes concernées lors de l’initiation du Processus de Signature.

Elles peuvent également être utilisées pour : 

  • Répondre à des demandes d’informations et en assurer le suivi. 
  • Informer des éventuels changements dans les services proposés et/ou les textes applicables (tels que les conditions générales ou la politique de confidentialité). 

Les Données sont également recueillies afin de répondre à des obligations légales, notamment en matière de comptabilité, se conformer à une décision de justice, répondre à une demande des autorités publiques, protéger les intérêts du Responsable du traitement, ainsi que ceux de ses partenaires et de ses clients et protéger ses services, faire respecter les conditions générales, la politique de confidentialité et tout texte applicable, formuler un éventuel recours ou limiter tout préjudice que le Responsable du Traitement pourrait subir. 

Les Données peuvent enfin être récoltées dans l’intérêt légitime du Responsable du traitement ou d’un tiers et notamment à des fins de prospection ou afin de garantir la sécurité du site du Responsable du traitement ou des réseaux et de l’information. 

9. Avec qui les Données seront-elles partagées ?

Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec le Responsable du traitement, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous : 

  • Les prestataires de services choisis par le Responsable du traitement, lesquels sont en charge de l’hébergement des sites internet, la mise à disposition d’infrastructures, les services informatiques, les services de courrier électronique, les services d’audit et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ; 
  • Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités du Responsable du traitement (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.) ; 
  • En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ; 
  • Comptable, autorité publique, etc., en vue de respecter les obligations légales du Responsable de traitement (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice, etc.).
  • A itsme® et ADOBE dans le cadre du processus de signature des Contrats. Il est renvoyé aux polices vie privée de ces différents prestataires pour plus d’informations concernant les traitements des données à caractère personnel effectués dans ce cadre.

La liste des prestataires peut être communiquée sur demande. 

10. Comment les sécurisons-nous ?

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins : 

• des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; 

• des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique. 

Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande. 

11. De quels droits disposez-vous ?

En fonction du type de traitement opéré sur les données personnelles, la Personne concernée peut faire valoir plusieurs des droits suivants : 

12. Droit à l’information 

Toute Personne concernée par ces Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privéeque le Responsable du traitement souhaite remplir cette information. 

La Personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :

  1. La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;
  2. Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ;
  3. Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.
  4. Droit d’accès 

Toute Personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles. 

Pour ce faire, la Personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints. 

Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la Personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la Personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès.

Le Responsable du traitement, est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès. 

13. Droit de rectification 

Toute Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. 

La Personne concernée peut également demander à ce que des données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire. 

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche. 

14. Droit à l’effacement 

La Personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera : 

  • Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ; 
  • La Personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ; 
  • La Personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ; 
  • La Personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ; 
  • Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ; 
  • Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ; 

Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces données, et ce dans le mois de la demande.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche. 

Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé. 

Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces données est nécessaire : 

  • à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ; 
  • pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ; 
  • à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ;
  • à des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD. 

15. Droit à la limitation du traitement 

La Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique : 

  • l'exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la Personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ; 
  • le traitement est illicite et la Personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ; 
  • le Responsable du traitement n'a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la Personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ; 
  • la Personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la Personne concernée. 

Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre. 

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche. 

16. Droit à la portabilité 

Lorsque le traitement des Données personnelles de la Personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les données n’aient pas été anonymisées, la Personne concernée peut demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. 

La Personne concernée pourra transmettre ces données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle. 

17. Droit d’opposition 

La Personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts. 

La Personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.

Le Responsable du traitement ne traitera plus ces données, sauf s’il démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. 

18. Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ? 

Une demande d’information peut être déposée en interne, via l’adresse mail : [email protected]

Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données. 

Vous pouvez la contacter de la manière suivante :

Dernière modification : Juin 2020.